Netplaza

Lomavastaaja

Vastaa puolestasi

Netplazan sähköpostipalveluihin on lisätty automaattivastaaja, jonka käyttäjä voi itse kytkeä päälle haluamalleen aikavälille. Vastaaja on sekä yritys- että kotiasiakkaiden käytössä. Tyypillisesti vastaajaa käytetään ns. lomavastaajana tai poissaolovastaajana, jolloin käyttäjälle tulevaan sähköpostiviestiin lähetetään automaattisesti käyttäjän määrittelemä vastaajaviesti. Vastaajaviestiin kannattaa kirjoittaa ainakin oma nimi, poissaoloaika sekä yrityksen yleiset yhteystiedot ja mahdollisesti myös varahenkilön yhteystiedot. Kannattaa kuitenkin muistaa, että yrityksen organisaatiorakenne saattaa olla luottamuksellinen, joten viestin sisällön osalta tulee noudattaa yrityksen tietosuojaohjeita.

HUOM! Vastaaja lähettää voimassaoloaikanaan automaattivastauksen ainoastaan yhden kerran jokaiseen erilliseen sähköpostiosoitteeseen, joista sähköpostia on lähetetty.

Lomavastaajan hallinta

Lomavastaajaa hallitaan Netplazan Webmail-sähköpostijärjestelmässä. Vastaaja on käytettävissä myös siinä tapauksessa, että asiakas käyttää jotain muuta sähköpostiohjelmaa. Webmail-palveluun kirjaudutaan omalla sähköpostin käyttäjätunnuksella ja salasanalla osoitteessa www.netplaza.fi. Lomavastaaja löytyy Webmailin ylävalikon ”asetukset”-kohdasta ja asetuksissa oikeanpuoleisesta ”muut asetukset” -sarakkeesta.

Webmailin lomavastaajan hallintaliittymässä syötetään vastaajan alku- ja loppupäivämäärä sekä -kellonajat tasatunteina. Kytketyn vastaajan voi tarvittaessa poistaa käytöstä ennen syötettyä loppupäivää. Jos vastaajan viestiä tai voimassaoloaikaa haluaa muokata kytkennän jälkeen, tulee vanha vastaaja poistaa ensin ja sitten vasta kytkeä uusi vastaaja käyttöön. Vastaajan kytkennät ja poistot tapahtuvat automaattisesti hieman tasatunnin jälkeen, joten vastaajan toimintaa voi esimerkiksi testata aikaisintaan kytkentähetkeä seuraavan tasatunnin jälkeen.

Vinkkejä lomavastaajan käyttöön

Vastaajan käytön tarpeellisuutta kannattaa aina harkita vakavasti. Vastaajaa ei kannata asettaa lyhyiden poissaolojen ajaksi. Vastaaja saattaa aiheuttaa turhaa sähköpostiliikennettä ja monet saavat muutenkin liikaa sähköpostia. Vastaajan ei pitäisi vastata postituslistojen kautta tuleviin viesteihin, mutta mikäli tällaisista viesteistä puuttuu postituslistan tunniste (junk), saattaa automaattivastaus mennä postituslistalle. Vastaaja vastaa vain roskapostisuodattimen läpi päässeisiin viesteihin, mutta mikäli käyttäjällä ei ole Netplazan roskapostisuodatusta, saattaa roskaposteihin vastaaminen lisätä tulevan roskapostin määrää.