Tietosuojaseloste

Netplazan tietosuojaseloste

Netplaza kerää ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun vallitsevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä selosteessa kerromme sinulle tietojesi käsittelyn perusteista ja tiedotamme sinulle oikeuksistasi omiin tietoihisi liittyen.

Tämä seloste kattaa asiakas- ja päättäjärekisterissämme olevat henkilötiedot. Koska palvelemme pääsääntöisesti yritysasiakkaita, yritysten yhteyshenkilöiden henkilötiedot ovat rekisterimme keskeisin tietosisältö. Rekisteriin kuuluvat myös yksityisasiakkaamme, jotka tilaavat samoja palveluita.

Välittämämme asiakkaiden tietoliikenne, mukaanlukien sähköpostit ja www-hostaus, eivät kuulu tietosuoja-asetuksen ja tämän selosteen piiriin. Niihin sovelletaan lakia sähköisestä viestinnästä (Tietoyhteiskuntakaaren uusi nimi 1.6.2018 alkaen) ja EU:n direktiiviä sähköisestä kaupankäynnistä (2000/31/EY). Näiden säädösten mukaan emme ole vastuussa kauttamme välitetyn tietoliikenteen sisällöstä, emmekä siten toimi tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, mikäli päätät viestiä henkilötietoja palvelujemme välityksellä. Säädökset toki velvoittavat meitä varjelemaan tietoliikenteesi luottamuksellisuutta, ja noudattamaan toiminnassamme salassapitovelvollisuutta. Tietoturvan osalta noudatamme samoja, tietoturvapolitiikkamme mukaisia laadukkaita käytäntöjä sekä henkilötietojen käsittelyssä että tietoliikenteen välittämisessä.

Rekisterinpitäjä

Netplaza Oy
PL 483
90101 Oulu
Y-tunnus: 1055099-7

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Netplaza Oy
PL 483
90101 Oulu
puhelin: 08 2370 6700
sähköposti: tietosuoja@netplaza.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
  • Asiakassuhteen luominen, hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen
  • Liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
  • Tyytyväisyystutkimukset ja muu vastaava viestintä
  • Mielipide- ja markkinatutkimukset ja muiden tapahtumien järjestäminen
  • Tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinointi ja sen kohdentaminen (ml. uutiskirjeen lähettäminen) puhelimitse, kirjeitse, sähköpostilla, tekstiviestillä ja muuten sähköisesti
  • Analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:

  • Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaana tai yhteistyökumppanina olevan yrityksen tai yhteisön välisen sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa asiakas- ja muita suhteitaan
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu suoramarkkinoida tuotteitaan ja palvelujaan nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden kontaktihenkilöille
  • Lainsäädäntöön perustuvien rekisterinpitäjän velvollisuuksien hoitaminen

Rekisterin sisältämät henkilötiedot

Rekisterimme sisältää seuraavia tietoja nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Perustiedot rekisteröidystä, kuten yrityksen edustajan/edustajien yhteystiedot (nimi, sähköposti ja puhelinnumero, tehtävänimike ja/tai vastuualue)
  • Tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, muut rekisteröidyn ilmoittamat tiedot
  • Palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet
  • Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot)
  • Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointikiellot tai suostumukset
  • Palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot, häiriöihin liittyvät tiedot, rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista)
  • Viestintäpalveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot kuten välitystiedot, tieto viestinnän osapuolista, yhteyden tapahtuma-aika, tiedonsiirtoprotokolla, sijaintitieto ja päätelaitetta koskeva tieto
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerättävät tiedot

Yksityisasiakkaista kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

  • Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn henkilötunnus (rajoitetusti vain yksityishenkilöiden fi-domainrekisteröinneissä)
  • Palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet
  • Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot)
  • Rekisteröidyn käytössä olevat IP-osoitteet
  • Viestintäpalveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot kuten välitystiedot, tieto viestinnän osapuolista, yhteyden tapahtuma-aika, tiedonsiirtoprotokolla, sijaintitieto ja päätelaitetta koskeva tieto
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerättävät tiedot

Tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivuston käytön yhteydessä, yhteydenottojen, sopimuksen neuvottelemisen tai solmimisen tai muun henkilökohtaisen, sähköisen tai puhelinasioinnin yhteydessä sekä tapahtumiin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä, muista vastaavista yritys- ja päättäjärekistereistä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Tietojen luovutukset

Käytämme joissain toiminnoissamme alihankkijoita tai yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja Netplazan pyynnöstä ja Netplazan määrittelemiin tarkoituksiin. Näitä toimintoja ovat erityisesti liittymien asennustyöt, domainien, TLS-sertifikaattien ja IP-osoitteiden rekisteröinti, sekä postitus, asiakastyytyväisyyskyselyt, tapahtumaviestintä, perintä ja kirjanpito. Edellytämme ja pyrimme varmistamaan jatkuvasti, että kaikki alihankkijamme ja yhteistyökumppanimme noudattavat EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osaa henkilötiedoista käsitellään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella Netplazan yhteistyökumppanien toimesta. Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Jos kohdemaan osalta ei ole päätöstä riittävän tietosuojan tasosta tai jos kyseessä ei ole siirto Yhdysvaltoihin Privacy Shield –järjestelmän mukaisesti, tapahtuu tietojen siirto Euroopan Komission hyväksymiä vakiolausekkeita käyttäen.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kunkin käyttötarkoituksen kannalta ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Lisäksi meillä voi olla tarpeen säilyttää tietoja pidempään lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden tai oikeusvaateiden toteuttamiseksi.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sopimukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa, joihin on pääsy vain erikseen määritellyillä henkilöillä. Fyysinen pääsy tietoihin on lisäksi estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@netplaza.fi.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, tietojen siirtoa sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Lisätietoja tietosuoja-asetuksesta